Prefeitura Sem Papel economiza quase R$ 6 milhões em um ano

No dia 1º de agosto do ano passado, a Prefeitura de Piracicaba passou a tramitar os processos do Executivo em formato digital pelo sistema Prefeitura Sem Papel. Neste período de um ano, a economia com a redução do uso de papel, que inclui impressões, capas, transporte e armazenagem, chegou a R$ 5,8 milhões. Atualmente, 37.540 cidadãos e empresas usam a plataforma, que tem 260 serviços disponíveis para a população, e a Administração trabalha no aprimoramento do sistema para reduzir cada vez mais o tempo de andamento dos processos.
A implantação do projeto, que é coordenado pela Secretaria de Finanças, foi feita por uma necessidade de modernização do Executivo. Além da quantidade de materiais que eram usados pela Administração Municipal – que em alguns casos, um processo chegava a ter 40 mil folhas de papéis – o objetivo era reduzir o tempo de tramitação dos processos, além de facilitar o acesso dos cidadãos aos serviços e a comunicação com os contribuintes.
Em um ano do sistema Prefeitura Sem Papel, foram abertos 51 mil processos por usuários externos, ou seja, pelos próprios contribuintes ou empresas. Atualmente, todas as tramitações do Executivo ocorrem de forma digitalizada. Mesmo que a pessoa procure um servidor na Prefeitura para iniciar o processo, ele será aberto pelo funcionário por meio da plataforma.
O tempo de trabalho economizado pelos servidores com a redução das etapas de impressão, montagem, protocolo e transporte dos processos de uma secretaria a outra chega a 64 mil horas neste um ano. Algumas dessas etapas, que antes levavam 15 dias, hoje podem ser feitas em dois dias.
Somente os processos que foram iniciados antes do sistema ser implantado ainda tem etapas com documentos físicos, mas a previsão é de que em cerca de dois anos e meio todos os processos da Prefeitura fiquem totalmente digitais, não necessitando mais de cópias impressas.
Além da facilidade de acesso aos serviços – que hoje, podem ser abertos da casa dos contribuintes – o portal de atendimento também facilitou a comunicação entre o contribuinte e a Prefeitura. O usuário já pode acompanhar todo o processo diretamente no portal, recebendo notificações de etapas concluídas, os pareceres, realizando a assinatura de documentos, sem precisar ir até o local para fazer isso ou ter que ligar para conseguir essa informação.
Atualmente, a Administração trabalha na automatização dos processos que tramitam na plataforma, para reduzir cada vez mais o tempo de atendimento das solicitações. Outras melhorias previstas para serem feitas no segundo semestre deste ano são a integração com o portal GOV.BR (do governo federal) e a implementação de novas funcionalidades no portal interno para o servidor, para facilitar a tramitação dos processos.
Para acessar o sistema, é preciso fazer um cadastro de usuário acessando o link da prefeitura (https://sempapel.piracicaba.sp.gov.br/atendimento/inicio) e criando uma conta. Após preencher o cadastro com os dados básicos do usuário e um e-mail para comunicação, será liberado o acesso ao sistema para solicitar todos os serviços e acompanhar os processos.
O cadastro também pode ser feito no Setor de Atendimento ao Contribuinte no Térreo 2 do Centro Cívico. Para mais informações, basta acessar o FAQ no portal da Prefeitura (https://piracicaba.sp.gov.br/servicos/sem-papel), que responde às principais dúvidas dos contribuintes.