Comissão Permanente de Avaliação de Documentos realiza 1ª reunião



Objetivo é garantir eficiência da gestão pública no manuseio de documentos e processos inspirada em outras experiências bem-sucedidas

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cpad) realizou a sua 1ª reunião ordinária na manhã de quarta -feira 01/09, no Centro Cívico. Nomeada no dia 20/05 pelo prefeito Luciano Almeida, a comissão, composta por 10 servidores municipais, entre suplentes e titulares, tem o objetivo de encontrar soluções que garantam a eficiência da gestão pública no manuseio de documentos e processos públicos, por meio da criação da tabela de temporalidade. Para embasamento nesta fase de trabalho, funcionários do Arquivo Municipal têm promovido reuniões online com o Arquivo Público do Estado de São Paulo (Apesp), trocado experiências com a Câmara de Vereadores, além de visitar prefeituras com experiências bem-sucedidas no setor.

Valéria Dias da Silva, presidente da Cpad, disse que após analisar estas experiências, a comissão vai conversar para definir os padrões que vão nortear a Tabela de Temporalidade da Prefeitura. Não por acaso, a comissão é composta por representantes das secretarias que apresentam maior demanda na geração de papéis, caso de Finanças, Obras, Administração, Governo e Procuradoria, com a ideia de formar subcomissões para as pastas de Saúde e Educação.

O secretário de Administração, Dorival José Maistro, lembrou que o atual governo, em seu Plano de 100 Dias, sempre pontuou esta questão como uma das metas a serem atingidas. “Estamos dando um passo importante, que vai colocar Piracicaba como referência no manuseio de documentos e processos públicos. A segunda etapa será marcada pelo escaneamento e digitalização deste conteúdo, para que assim eliminemos gradativamente a utilização de papel no serviço público, prestando informações mais rápidas, online, para todos os contribuintes”, destacou o secretário.

HISTÓRICO – A falta de uma metodologia que definisse os prazos para a guarda de documentos resultou no acúmulo de quase 1 milhão de processos, guardados no prédio do Arquivo Público, na rua Antônio Correa Barbosa, 721. A maioria deste conteúdo é oriundo das secretarias de Obras, Finanças e Procuradoria Geral. São 1.600m² tomados por processos e documentos públicos armazenados em condições inadequadas.
No acervo do Arquivo Público constam alvarás, documentos sobre obras públicas e particulares, inscrições municipais, parcelamento de débitos e isenções de IPTU, entre outros. São documentos relacionados à construção da cidade, que datam do início da década de 1970. Os processos anteriores a esta data foram perdidos durante incêndio ocorrido no prédio dos arquivos na década de 1990.

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